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协助采购部经理和采购部主管确保收到的采购申请单有人负责跟进,并留意送抵的货品是否符合酒店要求。
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如发生不能按时交货,应通报采购部经理和主管,引起他的注意,以便他采取必要的措施敦促尽快到货。
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将完成和未完成订单分别归档保存。
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及时更新采购记录,建立良好的档案管理系统,以便查找和追踪。
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建立和保持与财务部及其他部门间的文件传递程序。
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根据市场调查价格,协助采购经理准备采购月报表,比较分析同期供货商报价和酒店实际支付的采购价。
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按照酒店政策规定参加由成本控制总监组织,有行政总厨,成本控制总监,餐饮经理或其助手参与的市场调查。
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熟悉当地政府有关进口货物的政策,文件以及审批程序。
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与市场的革新及价值保持一致。
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处理部门采购需求。
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获得有竞争力的报价和投标书。
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确保按计划进行库存实物盘点。
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将订购需求输入系统的存货模块,并在实际收物时从系统中调出相关的采购订单,与实物核对。
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接收批准的采购定单。
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建立标准的采购规则。
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确保物品准确的分发到部门并相应入帐。
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管理酒店的印刷店以确保及时的提供印刷服务。