1. 整理供应商的送货资料,并与发票、酒店收货记录及与之相关的采购单核对。
2. 确保“三项匹配” – 一份已获审批的采购单、一份已签收确认的收货记录,上述两份资料必须与供应商提供的发票相匹配。
3. 审阅成本部的报告,检查其会计科目是否正确并确保汇总所有的收货记录。
4. 确保所有的退货单已准确无误地录入,与供应商结账单核对相符,及在付款申请表上列示。
5. 核对收货报告与存货是否一致。核对食品、酒水和常规性货物的进货与餐饮部的每日、每周采购记录是否一致。核对酒店记录与供应商月结单是否一致,并跟进有差异的地方。
6. 应付系统的录入。
7. 建立有效的档案系统。未付款的收货记录及发票按供应商号码整理存放,已付款的收货记录及发票按付款的月份存放。凭证必须保存十年以上以备审计和税务检查之用。
8. 完成上级交待的其他工作。